Version Francaise
Derniere mise a jour : 26-11-2025
1. Objet
Ce document definit les principes de confidentialite, de securite et de conformite appliques aux reunions organisees via Microsoft Teams.
Il vise a informer les participants sur les traitements realises et les mesures prises pour proteger les donnees personnelles et les informations echangees.
2. Responsable du traitement
Responsable du traitement : LASEA SA
Adresse : Rue Louis Plescia 31, 4102 Seraing Belgique
Contact : info@lasea.com
3. Finalites du traitement
Les donnees collectees et traitees via Microsoft Teams sont utilisees exclusivement pour :
- L organisation, la tenue et la participation aux reunions.
- La communication professionnelle entre participants.
- Le partage de documents et d informations necessaires au deroulement de la reunion.
4. Donnees collectees
- Informations d identification : nom, prenom, adresse email.
- Metadonnees de connexion : date, heure, duree, appareil.
- Contenu echange : audio, video, chat, documents partages.
- Donnees d usage liees au fonctionnement et a la securite du service.
5. Enregistrements
Les reunions ne sont enregistrees que si cela est annonce explicitement au debut de la session.
En cas d enregistrement, les participants sont informes que :
- Le stockage est securise.
- L acces est limite aux personnes autorisees.
- Le fichier peut etre supprime sur demande, dans la mesure ou les obligations legales le permettent.
Si aucune annonce n est faite, aucun enregistrement n a lieu.
6. Base legale
- Execution d un contrat ou d un accord de collaboration.
- Interet legitime lie a l organisation d une reunion professionnelle.
- Consentement lorsqu il est requis (ex : enregistrements).
7. Mesures de securite
- Communications chiffrees dans Teams lorsque disponible.
- Acces protege par authentification securisee.
- Restriction des droits d acces aux seules personnes necessaires.
- Suppression ou archivage securise des contenus conformement a notre politique interne.
- Utilisation exclusive de comptes professionnels pour l organisation des reunions.
8. Confidentialite des echanges
- Les participants s engagent a ne pas diffuser le contenu des reunions sans autorisation.
- Ne pas partager les liens d acces avec des tiers non autorises.
- Respecter la confidentialite des informations presentees.
9. Sous-traitance et transferts
Microsoft (editeur de Teams) agit en tant que sous-traitant.
Certaines donnees peuvent etre hebergees dans l Union europeenne ou aux Etats-Unis selon la configuration du service.
Microsoft applique des garanties conformes au RGPD, incluant les clauses contractuelles types.
10. Conservation des donnees
Les donnees sont conservees uniquement :
- Le temps necessaire a la realisation de la reunion ;
- Ou conformement a nos obligations legales et contractuelles ;
- Ou selon les durees definies dans nos politiques internes.
11. Droits des participants
Conformement a la reglementation applicable (dont le RGPD), chaque participant dispose des droits suivants :
- Acces a ses donnees.
- Rectification ou mise a jour.
- Suppression lorsque applicable.
- Opposition a certains traitements.
- Portabilite des donnees.
Toute demande doit etre envoyee a : info@lasea.com
12. Contact – Protection des donnees
Pour toute question relative a ce standard ou a vos donnees personnelles : info@lasea.com
13. Modifications
Ce document peut etre mis a jour pour refleter des evolutions juridiques, techniques ou organisationnelles. La version publiee sur notre site fait foi.
English Version
Last updated: [to be completed]
1. Purpose
This document defines the privacy, security, and compliance principles applied to meetings held via Microsoft Teams. It informs participants about the data processed and the measures taken to protect personal data and exchanged information.
2. Data Controller
Data Controller: [Your company name]
Address: [Full address]
Contact: info@lasea.com
3. Purpose of Processing
- Organizing, hosting, and participating in meetings.
- Professional communication between participants.
- Sharing documents and information necessary for the meeting.
4. Data Collected
- Identification information: name, given name, email address.
- Connection metadata: date, time, duration, device information.
- Meeting content: audio, video, chat messages, shared documents.
- Usage data necessary for service operation and security.
5. Recordings
Meetings are only recorded when explicitly announced at the start of the session.
If recorded, participants are informed that storage is secure, access is limited to authorized persons, and files may be deleted upon request where legally permissible.
6. Legal Basis
- Performance of a contract or collaboration agreement.
- Legitimate interest related to organizing a professional meeting.
- Consent when required (e.g., recordings).
7. Security Measures
- Encrypted communications in Teams where available.
- Access protected by secure authentication.
- Restricted access rights on a need-to-know basis.
- Secure deletion or archiving of content per internal policy.
- Use of corporate accounts only for hosting meetings.
8. Confidentiality of Exchanges
- Participants must not disclose meeting content without authorization.
- Do not share access links with unauthorized third parties.
- Respect confidentiality of presented information.
9. Sub-Processors and Transfers
Microsoft acts as a data processor. Data may be hosted in the EU or the United States depending on service configuration. Microsoft applies GDPR-compliant safeguards, including Standard Contractual Clauses.
10. Data Retention
- Only for the duration necessary to conduct the meeting.
- Or in accordance with legal and contractual obligations.
- Or as defined in our internal retention policies.
11. Participant Rights
Under applicable law (including GDPR), participants have the following rights: access, rectification, deletion, objection, and data portability.
Requests should be sent to: info@lasea.com
12. Contact
Email: info@lasea.com
13. Changes
This document may be updated to reflect legal, technical, or organizational changes. The version published on this site is the official version.
